REGISTRATORE TELEMATICO COME FUNZIONA E COME SCEGLIERLO

By Marco Perico In Blog, Fisco e altro

 

Che cos’è Il registratore telematico?

Il registratore telematico,detto anche RT, è una macchina costruita dai produttori seguendo delle regole rigide dettate dalla legge che in gergo si chiamano specifiche costruttive.

Queste regole sono stabilite dallo Stato cioè il Fisco.
Il RT ha il compito di registrare tutto quello che passa attraverso di lui, per poi stamparlo sotto forma di scontrini.
Tutte queste transazioni (battute) vengono memorizzate ed inviate a fine giornata all’Agenzia delle Entrate.
Questa trasmissione giornaliera è possibile grazie al tuo cassetto fiscale ed una connessione internet.

Che cos’è lo scontrino elettronico?

Lo scontrino elettronico di fatto attualmente non esiste!
E’ semplicemente un modo “spiccio” per identificare questa nuova modalità di registrazione dati da inviare allo SDI.
Tramite il registratore telematico, infatti attualmente nessuno può consegnare ai clienti scontrini “elettronici” ma questa parola è semplicemente un termine usato per descrivere i nuovi scontrini rispetto a quelli generati da un vecchio registratore tradizionale.

Dal luglio 2019 in poi infatti, chi utilizza i nuovi Registratori Telematici memorizza ogni scontrino in formato digitale (elettronico) tramite le nuove macchine fiscali RT e li invia allo SDI, ma al cliente per ora si consegna ancora lo “ scontrino” stampato su carta.

Cosa è il documento commerciale di vendita?

l documento commerciale di vendita è il foglio emesso dal registratore telematico RT, ogni volta che si registra una vendita, si tratta cioè del vecchio scontrino per intenderci, cha ha semplicemente cambiato nome.

Tuttavia questi nuovi scontrini emessi dal RT sono più completi e con molti più dati di quelli emessi dai vecchi registratori di cassa.

Il documento commerciale di vendita dal punto di vista del cliente ha il solo scopo di mostrare il totale della spesa effettuata e il dettaglio di quali prodotti o servizi corrispondono a quell’importo.
Inoltre spesso lo scontrino di vendita serve anche come un documento da mostrare per certificare eventuali Garanzie di prodotto.

 

Perchè non è più obbligatorio ritirare lo “scontrino”?

Con l’arrivo dei registratori RT e degli scontrini elettronici, il cliente dopo aver effettuato un acquisto non ha l’obbligo di conservare lo scontrino.
In poche parole nessun cliente, né tantomeno nessun gestore, potrà più essere multato se si esce dal negozio senza avere il documento cartaceo con sé.

Rimane L’obbligo di emettere lo “scontrino”?

Come abbiamo visto, non è più obbligatorio per i clienti ritirare e conservare il documento commerciale di vendita.
Tuttavia l’esercente ha l’obbligo per legge di registrare ogni transazione effettuata attraverso il registratore di cassa elettronico e rilasciare sempre il corrispettivo documento di vendita ( scontrino).

Il software gestionale (software sistema di cassa)

Il software gestionale (software sistema di cassa)

Sebbene tutti i registratori telematici RT possono essere utilizzati semplicemente con il proprio tastierino numerico ossia il vecchio registratore di cassa con numeri e tasti (molto simile ad una calcolatrice) oggi quasi tutti gli imprenditori preferiscono utilizzarlo attraverso un software gestionale.

Il software gestionale, a differenza del tastierino numerico, consente a chi utilizza un RT di visualizzare ogni transazione su un iPad o qualsiasi altro schermo, in maniera più chiara ed ordinata.

 

A cosa serve il software gestionale ( sistema di cassa)?

Il software gestionale, meglio noto come sistema di cassa, serve a farti lavorare in modo più veloce, agevole e preciso, e soprattutto ti aiuta a misurare l’andamento del tuo business.
Come ?
Ti faccio un esempio:
con il tastierino tradizionale quando entra un cliente e prende un caffè voi dovrete pigiare i tasti della tastiera numerica 1,00 poi pigiare il reparto iva d’appartenenza, ad esempio REP1 = 10% e poi premere il tasto contante per attivare la stampa dello scontrino fiscale.
Lo scontrino verrà stampato con scritto 1×1€

Con il sistema di cassa invece per lo stesso cliente basterà premere a video il tasto caffè.

inoltre si possono effettuare agevolmente, mille altre azioni come:

• definire il metodo di pagamento,
• incassare con modalità differenti, ticket carta etc ,
• separare conti dividendo “alla romana”,
• fare resi,
• applicare sconti o promozioni.

In conclusione, il sistema di cassa di fatto aggiunge alla tradizionale macchina fiscale, tutte quelle varie funzioni operative che servono ad ogni esercente come te a svolgere meglio e più velocemente il proprio lavoro.

 

Quando avviene l’invio corrispettivi elettronici del registratore telematico?

Molto spesso i nostri clienti ci fanno molte domande proprio su questo:

• Serve la linea internet?
• Deve essere una linea fissa?
• Deve essere una linea performante e stabile?
• Insomma ci sono molti dubbi e troppa confusione.

Facciamo chiarezza.

La prima cosa da chiarire è che per l’invio telematico dei corrispettivi, serve obbligatoriamente la linea internet.
Tuttavia l’invio dei corrispettivi elettronici non avviene ogni volta che si registra una vendita, infatti il RT registra il totale delle vendite giornaliere e lo invia nel momento in cui si effettua la chiusura fiscale.

Invio corrispettivi elettronici con segnalazione di errore

Con l’inizio dell’utilizzo dei Registratori Telematici per l’invio telematico dei corrispettivi, i gestori come te, hanno dovuto cominciare a fare i conti con alcune indicazioni di errore stampate dalla macchina fiscale al momento della chiusura di giornata.

Vediamo insieme come riconoscere tutti i tipi di errore segnalati e cosa fare per risolverli.

Per essere certi che i dati raccolti vengano correttamente inviati allo SDI nel momento in cui si esegue la chiusura di giornata, il registratore telematico attende una risposta, se la risposta dello SDI è positiva la macchina stampa un biglietto con la conferma della buona riuscita dell’invio, contrariamente viene stampato un messaggio di errore.
Più precisamente:

Errore per mancanza di linea internet o server agenzia entrate

Se nel momento in cui il registratore telematico tenta di dialogare con lo SDI e la linea internet è assente, la macchina stamperà un biglietto con il seguente errore : ERRORE COMUNICAZIONE -2

Non preoccupatevi se avete un buon sistema di cassa, supportato da un software evoluto come la nostra cassa fiscale con iPad, il sistema terrà in memoria il tutto e riproverà ad inviarlo appena tornerà disponibile la connessione ad internet.

Questa funzione è di estrema importanza in quanto Il mancato invio dei dati può risultare in una sanzione amministrativa (Multa) che può variare dai 1000 ai 4000 euro.

Errore trasmissione fuori orario del Registratore telematico

Questo errore è stato il più discusso e il più frequente, in realtà non è un vero proprio errore ma è semplicemente dato dal fatto che l’Agenzia delle Entrate o meglio lo SDI dalle ore 22.00 alle ore 24.00 chiude per manutenzione ordinaria ogni giorno, di conseguenza chiunque faccia la chiusura di giornata in quella fascia oraria, come ristoranti o bar, si ritrova a far fronte a questo errore.

Anche in questo caso il sistema terrà in memoria il tutto e riproverà ad inviarlo appena possibile.
(A tal proposito sembra che lo SDI stia pensando di spostare questa manutenzione in fascia notturna.)

Esito invio corrispettivi telematici corretto

Se quando si chiude il sistema tutto il processo è andato a buon fine il registratore telematico stamperà il seguente messaggio: Trasmissione Telematica corrispettivi ESITO OK

Come scegliere il sistema giusto?

Quando ci si ritrova nella condizione di dover sostituire o comprare un nuovo RT, spesso, scegliere un sistema in grado si far fronte alle esigenze della propria attività commerciale, diventa molto difficile, e si rischia di fare grossi errori.

Tra le prime caratteristiche da tenere presente quando si sceglie un nuovo registratore di cassa per la trasmissione telematica dei corrispettivi è la possibilità del sistema di tenere in memoria le chiusure non inviate e di essere in grado di inviarle nuovamente in automatico.
Solo in questo modo si potrà riuscire a gestire in maniera efficace eventuali errori a fine giornata.

 

Gestione degli errori:

Occorre sempre preferire un sistema ed un registratore telematico capace di:

• mostrarvi a video in modo chiaro e comprensibile la lista degli errori telematici riscontrati.
• tenerne traccia e risolvere questi errori sia in modo automatico che manuale. Il nostro sistema di cassa con iPad ad esempio tiene in memoria infiniti invii falliti, non c’è limite, ve li segnala e in automatico gestisce il nuovo invii

Altri sistemi o registratori telematici invece gestiscono una coda di invio massima di 11 chiusure.

Esaurita la coda, in caso di un’assenza prolungata di internet ad esempio , la stampante non consentirà più l’emissione di documenti fiscali, fino a che la connessione internet non verrà ripristinata.
Questo significa che sarete letteralmente bloccati,senza poter lavorare.

 

Semplicità e velocità d’uso

Ricordati di preferire sistemi semplici da utilizzare, in cui le transazioni effettuate avvengono con al massimo 2 tocchi sullo schermo.
Evita sistemi che ti costringono a digitare molte informazioni!
La velocità in cassa è tutto!
Non c’è niente di più fastidioso per un cliente che aspettare in fila mentre tu imbarazzato smanetti con la cassa cercando di essere più rapido.

 

Annullo scontrino con un click

Scegli sistemi che ti consentono di effettuare uno storno scontrino dal registratore telematico con un semplice click.
Ricordati che lo “scontrino elettronico” non si può annullare con una riga a penna come una volta.

 

Annullo di un solo prodotto in scontrino

I sistemi evoluti consentono come è giusto che sia di togliere dallo scontrino elettronico anche un solo prodotto inserito, la legge vuole appunto che se per errore viene messo in conto un prodotto che in realtà non è stato consegnato questo possa essere tolto tramite l’operazione chiamata RESO FISCALE.

Emissione di una fattura da scontrino

Altra caratteristica molto importante è la capacità del sistema di emettere le fatture partendo direttamente da uno scontrino in modo da poter accontentare i clienti che richiedono la fattura solo dopo che la transazione è stata già chiusa.

 

L’importanza di affidarsi alla giusta azienda

Oggi,nell’epoca digitale, sapersi affidare alla giusta azienda è di vitale importanza.
Infatti a differenza di qualche anno fa, ora si ha a che fare con delle macchine.
Errori tecnici ed umani, disattenzioni,disguidi, problemi di sistema sono frequenti e possono risultare in multe salate e problemi con il Fisco.

Affidarsi ad un‘ azienda strutturata

Scegliere un’azienda strutturata significa essere tutelati.
Sei un esercente hai un’azienda da portare avanti!
Devi essere in grado di poter lavorare senza intoppi!
Devi poter avere la certezza che qualora qualcosa andasse storto, con il tuo registratore di cassa, puoi alzare il telefono e ricevere immediatamente assistenza.
Devi affidarti ad un’azienda composta da professionisti che seguono un preciso codice etico ed operativo in modo da offrirti sempre un servizio preciso, puntuale e costante.
Un’azienda NON strutturata non ha le risorse e gli strumenti per rispondere al telefono ed assisterti sul momento.
Questo significa che in caso di emergenza ti troverai da solo a far fronte a messaggi registrati in automatico, chiamate non risposte, email ignorate, soluzioni approssimative mentre la tua attività è ferma e non è in grado di lavorare.

Un’azienda con processi certificati e gestione della qualità

La gestione della qualità è l’insieme di tutte le attività svolte nella realizzazione di un prodotto, nell’erogazione di un servizio, nonché del personale impegnato al conseguimento degli obiettivi della politica della qualità.

Un azienda con personale interno formato e preparato.
La formazione del personale in epoca digitale è fondamentale.
Le cose cambiano molto velocemente le nuove tecnologie sono in continua evoluzione.
Avere un’azienda che investe in formazione significa avere a tua disposizione un organico sempre in grado di darti soluzioni adeguate con il minimo investimento possibile.

 

Un’azienda che risponde sempre in tempo reale

L’assistenza tecnica che funziona è fatta di:

• un numero dedicato dove a rispondere siano sempre
• dei veri tecnici e un’organizzazione di reperibilità in grado di rispondere tutti i giorni dell’anno sabato, domenica e feste comprese con una fascia oraria più ampia possibile,

Non è certo un caso che con il nostro sistema di cassa fiscale con iPad rispondiamo dalle 9.00 alle 24.00 tutti i giorni dell’anno.

Spero che questa piccola e pratica guida ti sia stata utile a fare chiarezza.
Hai ancora dei dubbi?
Non sei sicuro su quale sia il Registratore Telematico più adatto alle esigenze della tua attività commerciale?
Hai già un RT ma non sai utilizzarlo correttamente?.
Ti trovi costantemente alle prese con errori di sistema per la trasmissione dei dati e hai paura di incorrere in salate multe?
Se ti trovi in queste condizioni e sei in cerca d’aiuto scrivici QUI e verificheremo insieme se posso aiutarti.

Articoli interessanti : Vedi Menù per ristorante 10 errori da non commettere